← Tilbage til For ansatte

REDCap har et indbygget system til automatisk afsendelse af Surveys. MEN dette system er ikke optimalt opbygget, da der ikke findes en “undo”-knap. Af denne grund skal logikken bag automatiske Surveys være fuldt gennemtænkt og – vigtigst – godkendt af kunden efter at kunden har fået relevant information.

Surveys generelt

Surveys muliggør automatisk dataindsamling og fleksibel besvarelse for deltagerne. Opsætningen kræver dog præcision. I Project Setup aktiveres Surveys, hvorefter funktionen “Enable” vælges ved relevante instrumenter. De fleste standardindstillinger kan ignoreres i starten, men inden projektet går live skal opsætningen være fuldt tilpasset projektets behov.

Automated Invitations — logikken bag automatisk afsendelse

Fokuspunktet er Step 2: Conditions. Her anvendes som udgangspunkt “When the following logic becomes true” frem for “When the following survey is completed:”. Ved opsætning af logikken bør følgende punkter overvejes:

• E-mail-adresse
  • Obligatorisk for at REDCap kan sende.
  • Brug [email] eller [event_arm_1][email] i longitudinelle studier – tjek at eventet er korrekt.
• Dropout / afsluttede deltagere
  • Der skal altid være en stop-betingelse, så Surveys ikke sendes til deltagere, der har afsluttet eller trukket samtykke tilbage.
• Seneste fremmøde (kun longitudinelle designs) kan angives med:
  • Et skjult dato-felt (@HIDDEN @TODAY) – kun hvis record-oprettelse styres centralt.
  • REDCap’s [instrument_complete] = "2" – hvis funktionen bruges konsekvent. Dette er dog sjældent i vores optik.
  • Et manuelt dato-felt – mest fleksibelt og sikkert.
• “Ensure logic is still true before sending invitation”
  • Denne funktion bør som udgangspunkt være slået til, da den forhindrer fejlafsendelser, hvis deltagerstatus ændres.
  • Ved nogen typer logik er denne knap kontraindiceret. Dette er når man vil sende eksempelvis dato’en efter og har brugt en datediff funktion med “=” og ikke “>=”. Da vil den dagen efter vurdere at den ikke skal sende.

Automatisk afsendelse

Step 3: When to send invitations AFTER conditions are met kan anvendes til at styre tidsforsinkelse (fx “send 3 dage efter”). Hvis afsendelsen derimod afhænger af flere samtidige betingelser (e-mail, fremmøde, rand_ready osv.), anbefales det at indbygge alt i Step 2. Dette kan bruges til at sende samme tidspunkt hver dag.

Eksempel:

if(datediff([event][date],'today',"d","dmy",TRUE)>="6")

• Sender spørgeskemaet, når der er gået 6 dage eller mere.
• Brug >= fremfor =, så invitationen ikke udebliver ved forsinket oprettelse.

Verificering og godkendelse af logik

Al logik for spørgeskemaer skal verificeres og godkendes af kunden før aktivering. Dette gøres ved at sende en mail med:

• Den rå REDCap-logik (som den faktisk er skrevet).
• En forklaring i almindelig tekst, skrevet så en ikke-teknisk forsker kan forstå, hvornår spørgeskemaet sendes.
• info@frontallobe.dk skal altid CC’s for intern dokumentation.

Eksempel:

Rå logik (REDCap-condition)	Forklaring i almindelig tekst
[end_of_study_arm_1][eos_yn] != "1"	Deltageren må ikke være markeret som afsluttet i End of Study-formularen. Kun aktive deltagere inkluderes.
[visit_0_arm_1][cont_e_mail] != ""	E-mailfeltet må ikke være tomt. Udsendelse sker kun, hvis der er angivet en e-mail.
[visit_0_arm_1][rand_questionaire_ready] = "1"	Markering af, at deltageren er klar til at modtage spørgeskema.
datediff([child_birth_arm_1][dem_c_birthday],'today','d',true)=((right([event-label],"1")*7)-1)	Udsender spørgeskema én dag før hver uge-event efter fødslen (fx dag 6, 13, 20 osv.). Kræver konsistent event-navngivning.

Godkendelse

Den afsendte mail fungerer som dokumentation for korrekt opsætning og godkendt logik. Manglende skriftlig godkendelse udgør en væsentlig risiko. Ved tvivl: Spørg altid først.